Il libro che mi ha fatto smettere di voler ottimizzare tutto

L'avevo preso pensando fosse l'ennesimo manuale di produttività. Erano i primi mesi del 2025 e stavo attraversando uno di quei periodi in cui tutto sembrava un problema da ottimizzare: il calendario, le mail, le riunioni, persino i tempi con i bambini. Vivevo con la sensazione che in ogni momento ci fosse un modo per fare meglio, di più, più velocemente. Ed ero esausto.

Il libro si è rivelato l'esatto contrario di quello che mi aspettavo.

Non ne farò il titolo qui — chi legge con attenzione lo capirà, e comunque non è il punto. Il punto è che il libro proponeva qualcosa di scandaloso per chiunque abbia passato una carriera a migliorare processi: alcune cose vanno lasciate nel loro stato imperfetto. Non tutto va ottimizzato. Anzi, la maggior parte delle cose importanti — relazioni, creatività, salute mentale, amicizia, gusto, perfino qualità del lavoro nel lungo periodo — peggiora quando proviamo a ottimizzarle.

La prima reazione, lo ammetto, è stata di rifiuto. Come professionista di operations, l'idea che l'ottimizzazione possa avere controindicazioni suonava eretica. Poi ho iniziato a vedere esempi nella mia vita, e non ho più potuto non vederli.

Ho pensato alle cene con mia moglie che avevo iniziato a "ottimizzare" facendo altre cose contemporaneamente — guardando il telefono, mettendo a posto la cucina, ripassando la giornata dell'indomani. Ero più efficiente, certo. Ma avevamo smesso di avere conversazioni vere. L'efficienza aveva mangiato la qualità silenziosamente.

Ho pensato a come ottimizzavo la lettura, saltando pagine "meno importanti", cercando il riassunto invece di leggere il libro intero. Finivo più libri, ne ricordavo di meno, ne capivo ancora meno. E soprattutto ne godevo molto meno — l'atto stesso di leggere era diventato un lavoro.

Ho pensato alle riunioni di lavoro dove avevo imposto agende rigide, tempi di parola, obiettivi chiari. Molte di queste riunioni erano diventate più efficienti e molto meno utili, perché le idee vere spesso arrivano nei minuti non strutturati, nelle digressioni, nei caffè dopo.

Dopo il libro ho provato un esperimento piccolo. Un'ora al giorno senza telefono e senza obiettivi. Non di meditazione, non di "tempo per me". Solo un'ora in cui avevo il permesso esplicito di non essere produttivo. A volte leggo. A volte cammino. A volte non faccio niente e guardo la finestra.

I primi giorni è stato sorprendentemente difficile. Mi accorgevo di una voce che mi diceva continuamente "potresti fare questo, potresti fare quello, stai sprecando tempo". Era la voce dell'ottimizzazione, ed era diventata così costante che non la distinguevo più dai miei pensieri.

Dopo qualche settimana la voce si è attenuata. Ho iniziato ad avere idee migliori sul lavoro — non durante l'ora libera, ma in generale. Ho iniziato a riprendermi meglio dalle giornate pesanti. Ho iniziato ad ascoltare davvero mia figlia quando mi racconta cose, invece di nidificare il suo racconto dentro la mia checklist mentale.

Non sono diventato una persona che non ottimizza più nulla. Faccio ancora il mio mestiere, che è in larga parte un mestiere di ottimizzazione. Uso ancora strumenti, processi, tecniche per fare cose meglio.

Ma ho imparato a distinguere. Ci sono parti della vita dove l'ottimizzazione moltiplica il valore: la gestione dello stock di un magazzino, il flusso di un processo produttivo, la preparazione di un tender. E ci sono parti della vita dove l'ottimizzazione lo distrugge: il tempo con le persone, la creatività, il pensiero che si forma lentamente, la cura di sé.

La saggezza, se così si può chiamare, è capire in quale delle due categorie ci troviamo in ogni momento. E avere il coraggio di lasciare alcune cose nella loro bellezza disordinata.

Il libro diceva questo. Io ci sono arrivato con ritardo, come su quasi tutte le cose importanti. Ma meglio tardi.